هدف اصلی این یادداشت، معرفی کاربردها و ویژگی‌های این سیستم است، اما در ابتدا برای آشنایی بهتر با آن، لازم است تا تعریفی کوتاه در رابطه با این ابزار کارآمد و مروری بر تاریحچه آن داشته باشیم. سیستم حضور و غیاب ترکیبی فیزیکی – دیجیتالی است که با هدف اصلی ثبت ساعات ورود و خروج، طراحی و تولید شده است.
برای اولین بار در سال 1888 میلادی یک جواهر‌فروش نیویورکی با ابداع ماشینی کاملا مکانیکی، توانست یک سری اطلاعات مرتبط را به ثبت برساند. این دستگاه متشکل از تعدادی چرخ دنده بود که به یک ساعت نیز متصل بود و در طی فرآیندی مکانیکی، ساعت ورود و خروج و کد پرسنلی فرد را بر روی نواری کاغذی به چاپ می‌رساند. نوارهای چاپ شده که هر یک مختص به یک نفر بوده را در انتهای شیفت جمع آوری و مورد بررسی قرار می‌دادند.
نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب
به‌طور کلی یک دستگاه حضور و غیاب شامل قطعاتی مانند برد الکترونیکی،پردازنده، رم، حافظه ذخیره سازی، صفحه نمایش، پورت‌های ارتباطی، ابزارهای شناسایی ( سنسور – کارتحوان – اثر انگشت ) و کیبورد خواهد بود.
نرم‌افزار به کار رفته در این سیستم، بهینه شده تا اطلاعات مربوط به تردد را دریافت و با توجه به شخص وارد کننده و مشخصات زمانی دقیق، آنها را دسته‌بندی و در حافظه خود نگه‌داری کند. حافظه مورد استفاده در این سیستم دو شکل کلی دارد که حافظه‌ی ابری و حافظه ساده نام دارند.
از بین این دو، حافظه ابری تا حد زیادی مورد اعتماد‌تر از حافظه ساده و فیزیکی است که معمولاً بهصورت هارد دیسک در این سیستم‌ها کاربرد دارند. امکان از دست رفتن اطلاعات در حافظه ابری، بسیار پایین‌تر از نمونه دیگر بوده و همین موضوع باعث می‌شود تا برای اطلاعات حساس و دقیقی که از اهمیت بالایی برخوردارند، از این نمونه استفاده شود.
بخش فیزیکی این سیستم در واقع شبه کامپیوتری کوچک است که وظیفه برداشت داده‌های فیزیکی مربوط به افراد را دارد. نحوه دریافت این داده‌ها برای ثبت در این دستگاه‌ها می‌تواند هر یک از روش‌های وارد کردن رمز اختصاصی، دریافت اثر انگشت، شناسایی چشم و یا بازرسی فرم کلی صورت فرد باشد که در ادامه آنها را بیشتر بررسی خواهیم کرد.
در مورد سیستم‌های حضور و غیابی که معمولا مورد استفاده قرار می‌گیرند، این چند شیوه کاربرد بیشتری دارند، اما روش‌های دیگری نیز برای دریافت نمونه و عامل شناسایی وجود دارد که برای ثبت اطلاعات با درجه حساسیت بالا مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اطلاعات دریافت شده از فرد، بهصورت دسته‌بندی که شامل نام، نام خانوادگی، موقعیت شغلی، ساعت دقیق ورود یا خروج و تاریخ، خواهد بود، در سیستم ثبت می‌شود. داده‌های ذخیره شده در حافظه معمولا به شکل فایل‌های اکسل خواهند بود، اما این محیط می‌تواند برای دستگاه‌های متخلف، متفاوت باشد.
انواع گوناگونی از این سیستم‌ها در بازار موجود است که از درجه‌های امنیتی متفاوت و یا نرم‌افزار رابط متنوعی بهره می‌برند. نیاز سنجی پیش از خرید این دستگاه‌ها بسیار حائز اهمیت است و می‌بایست برای تهیه آن به فروشگاه‌ها معتبر مراجعه کنید.
پرکاربرد‌ترین انواع سیستم حضور و غیاب
در ادامه به بررسی چند نمونه از دستگاه‌های حضور و غیاب که بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند، خواهیم پرداخت که در شیوه شناسایی افراد با یک‌دیگر متفاوتند :
انگشتی
اثر انگشت برای هر فرد منحصر به فرد است، از این رو می‌توان استفاده مفیدی از آن در شناسایی آن شخص کرد. دستگاه‌های دارای سنسور اثر انگشت از امنیت بالایی برخوردار هستند و به دلیل حساسیت ثبت اثر انگشت بهصورت دقیق در این دستگاه‌ها، فرآیند وارد کردن آن کمی طولانی خواهد بود.
کارتی
کارت‌های مختص به هر فرد که از سوی محل کار به او ارائه می‌شود، دارای کد معرف آن فرد خواهد بود. دستگاه های دارای کارت‌خوان به کمک ایجاد میدان مغناطیسی، این اطلاعات را دریافت و ثبت می‌کنند.
تشخیص چهره
این سیستم مجهز به دوربین‌های مادون قرمز و در بعضی مدل‌ها معمولی است که برای ورود اطلاعات، تصویری سه‌بعدی از صورت را ذخیره می‌کند. فرد با قرار گرفتن در مقابل دوربین دستگاه شناسایی شده و اطلاعا زمانی ورود و خروج او ثبت خواهند شد.
رمزی
این دستگاه از فرد برای ثبت اطلاعات تردد و یا دادن اجازه ورود و خروج، دو ورودی را می‌خواهد که یکی نام‌کاربری و دیگری رمز عبور است. نام کاربری از سمت کارفرما مشخص می‌شود ولی رمز عبور می‌بایست محرمانه باقی بماند.
کاربردهای سیستم حضور و غیاب
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم هدف اصلی معرفی چنین سیستمی، ثبت اطلاعات مربوط به ورود و خروج افراد است. با توجه به این موضوع، کاربرد آن‌را به طور عمده در سازمان‌‌ها و ارگان‌های دولتی و شخصی، شرکت‌ها، کارخانه‌ها، دانشگاه‌ها و یا مدارس است.
بدون وجود چنین ابزاری در محیط‌های با تعداد مراجعه کننده بالا، قطعا مشکل ثبت و نگه‌داری اطلاعات ورود و خروج، وجود خواهد داشت. از طرفی، کارفرما برای مدیریت تعداد زیادی از کارکنان می‌بایست شیوه نظارتی حساب شده و دقیقی را در پیش بگیرد تا قابلیت تفکیک افرادی که وظایف خود را به‌درستی انجام می‌دهند از افراد بی‌نظم داشته باشد.
وجود چنین دستگاهی برای حفظ حقوق کارکنان و تسویه حساب عادلانه، الزامی به نظر می‌رسد، چرا که در نهایت در حسابرسی بهصورت دستی، ممکن است خطاهایی رخ دهد که به ضرر کارفرما یا کارکنان باشد. اما با وجود این سیستم، مدارک مورد نیاز برای محاسبه حقوق در آخر ماه بهصورت دسته‌بندی شده و قابل اعتماد، در دسترس خواهند بود.
نمونه‌های جدیدی از این سیستم‌ها وجود دارند که بهینه‌سازی شده‌اند تا قابلیت کنترل کردن دسترسی افراد را نیز داشته باشند. دستگاه حضور و غیاب با اتصال به گیت‌های ورودی یا خروجی، می‌توانند پس از ثبت اطلاعات فرد، بررسی لازم برای احراز هویت او را انجام دهند و در صورت مجاز بودن برای ورود، دستور باز‌شدن گیت را بدهند.
ویژگی‌های سیستم حضور و غیاب مطمئن
اگر ثبت اطلاعات برای شما اهمیت دارد و به لزوم نگه‌داری آنها آشنا هستید، می‌بایست یک سیستم حضور و غیاب مطمئن در اختیار داشته باشید. از این کسب اطلاعات در این مورد مهم است و با استفاده از آنها می‌توانید بهترین گزینه را با توجه به نیاز خود و قابلیت‌های دستگاه، انتخاب کنید.
سرعت در ثبت خودکار زمان
این ویژگی مهم‌ترین مؤلفه متمایز کننده این سیستم از روش‌های سنتی است. نمونه‌های مختلفی از این دستگاه‌ها در بازار موجود هستند که از روش‌های مختلفی برای ثبت اطلاعات بهره می‌برند. همین تفاوت باعث می‌شود تا زمانی که یک کارمند برای ثبت ساعات ورود و خروج خود با دستگاه صرف می‌کند، یکسان نباشد.
در تمام انواع این سیستم ثبت به صورت خودکار فقط با ورود اطلاعات پایه انجام می‌شود، اما در برخی مدل‌های به‌روز که چند سالی است معرفی شده‌اند، با استفاده از فناوری rfid دیگر نیاز به مراجعه به دستگاه نیز وجود ندارد. این سیستم با نصب در مبادی ورودی می‌تواند با همراه داشتن تگ یا کارت rfid بدون آنکه به دستگاه مراجعه کند، شناسایی شود و اطلاعات تردد او ثبت شوند.
اعلام غیبت افراد
آگاه شدن کارفرما از تعداد کارکنان حاضر در مجموعه از کم‌ترین کاربردهای این سیستم‌ها است. برای بررسی ساعات ورود و خروج، تنها کافی است با اکانت مربوط به مدیریت به نرم‌افزار سیستم وارد شوید. پس از ورود به کارفرما اجازه دسترسی به اطلاعات تمام کارکنان داده می‌شود و می‌توان مشاهده کرد که چه افرادی در چه روزهای در محل کار حاضر نبود‌ه و یا به‌طور نامنظم ورود و خروج را ثبت کرده‌انند.
شفاف‌سازی فرآیند پرداخت حقوق
امکانات متنوعی با استفاده از این سیستم‌ها در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت که ثبت جامع اطلاعات و دسته‌بندی آنها، یکی از این موارد است.
با تنظیم اولیه تقویم این دستگاه می‌توان روزهای تعطیل، جمعه، ایام خاص، مرخصی‌های استحقاقی و استعلاجی را برای کارمندان مشخص نمود و در نهایت جمع ساعات کارکرد هر فرد را به طور مجزا مشاهده کرد. با استفاده از این روش امکان محاسبه عادلانه برای حقوق و تسویه حساب کارکنان وجود خواهد داشت.
به علاوه یکپارچه سازی این سیستم برای محاسبه حقوق، هم در زمان کارفرما برای برآورد ماهانه و پرداخت حقوق صرفه جویی خواهد‌کرد و هم به کارمندان در دریافت به‌موقع حقوق و مزایا کمک می‌کند.
استفاده از سیستم باعث شده تا رضایت کارکنان از دریافتی‌های خود بالاتر برود و کارفرما نیز نیروهای پربازده را از کم‌بازده تشخیص دهد. از طرفی در صورت بروز مشکل برای هر یک از طرفین،می‌توان از این اطلاعات برای استفاده در مراجع قانونی بهره برد.
سهولت استفاده برای کارفرما و کارمند
از مهم‌ترین مشخصه‌های انتخاب یک سیستم کارآمد، میزان آسان بودن کار با آن است. رابط کاربری که کارفرما و نیروها با آن مواجه خواهند شد می‌بایست در کوتاه‌ترین زمان انکان دسترسی برای ثبت یا مشاهده اطلاعات را به فرد بدهد.
در کنار رابط کاربری، قابلیت دسترسی به اطلاعات توسط کارفرما بدون نیاز به حضور در کنار دستگاه نیز می‌تواند مهم باشد. قابلیت اتصال به اینترنت و ذخیره اطلاعات وارد شده در سیستم حافظه ابری، می‌تواند دسترسی از راه دور را برا کاربر فراهم کند.
نکته‌ای که باید در هنگام انتخاب حافظه ابری به آن توجه داشته باشید این است که اطلاعات موجود در این سیستم کاملا شخصی بوده و حاوی داده‌هایی در رابطه با موقعیت شغلی و دیگر اطلاعات حساس آن فرد هستند، از این رو می‌بایست در جایی با درجه امنیتی خوب نگه‌داری شوند تا امکان سوء استفاده در این زمینه از بین برود.
قابلیت پشتیبانی و انطباق با داده‌های بایومتریک
همواره افرادی وجود دارند که با دست‌کاری در سیستم‌های کامپیوتری به دنبال سوءاستفاده یا خراب‌کاری هستند. از این رو یک سیستم حضور و غیاب مناسب باید به‌گونه‌ای باشد که امکان دست‌کاری و دور زدن آن بسیار دشوار یا غیر‌ممکن باشد.
در طراحی برخی مدل‌های این دستگاه، قابلیت ارائه می‌شود که کنترل دسترسی و ثبت اطلاعات تردد را تنها با بررسی داده‌های بایومتریکی مربوط به هر فرد، انجام می‌دهد. داده‌های بایومتریک ترکیبی از شناسه‌های فیزیکی مانند اثر انگشت، DNA، صدا و شناسه‌های رفتاری مثل حرکات بدن یا الگو‌های تایپ است.
قابلیت ویرایش
یکی از مهم‌ترین اصول انتخاب دستگاه حضور و غیاب، قابلیت ویرایش و اختصاص برنامه برای هر فرد بهصورت جداگانه است. این قابلیت کارفرما را قادر می‌سازد تا برای هر فرد برنامه کاری متفاوتی با میزان مرخصی و ساعت کار متفاوت، وارد کرد.
کاربرد دیگر آن برای زمان‌هایی است که اتفاقات و یا مرخصی‌های پیش‌بینی نشده باعث عدم حضور نیروها در محل کار می‌شوند. کارفرما باید قابلیت وارد کردن شرح رویداد را برای افرادی که حضور ندارند، داشته باشد و این تغییرات در ساعات کارکرد فرد مورد نظر اعمال شود.
قابلیت به‌کارگیری در محیط‌های مختلف
یک سیستم مناسب می‌بایست در محیط‌های مختلف کارایی داشته باشد تا اطلاعات را بهصورت قابل اعتماد به ثبت برساند. اما باید توجه داشت برخی از مدل‌هایی که برای دریافت اطلاعات از چهره افراد بهره می‌برند، نیاز به محیط‌های با نور کافی برای تشخیص دارند. اگر چنین دستگاه‌هایی در محیط نامناسب مورد استفاده قرار گیرند یا فرآیند ورود اطلاعات را دشوار خواهند کرد یا داده‌ها را با خطا به ثبت می‌رسانند.
از این رو می‌بایست پیش از اقدام به خرید یک سیستم حضور و غیاب، موقعیت مکانی نصب آن را مشخص و با توجه به نیاز‌ها و قابلیت‌های انواع دستگاه‌های موجود در بازار، گزینه پرکاربرد‌تر را انتخاب کنید.
روند ثبت اطلاعات کارمندان در شرکت‌ها و ادارات از گذشته‌های بسیار دور رایج بوده است. چرا که یکی از مؤلفه‌های اصلی در محاسبه و پرداخت دستمزد بوده و است. از روش‌های متخلفی در این مسیر استفاده شده است، مانند استفاده از کاغذ، ساعت زمان‌سنج، وارد کردن دستی اطلاعات در نرم‌افزار‌هایی مانند اکسل و در نهایت سیستم‌های حضور وغیاب.
روش‌هایی که دخالت مستقیم افراد را در ثبت اطلاعات مربوط به تردد دارند، از میزان خطای بسیار بالایی برخوردارند، چرا که یک اشتباه کوچک در محاسبات می‌تواند همه اطلاعات را از ارزش فاقد کند. اما استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب باعث شد تا دخالتی در این روند صورت نگیرد و تمام محاسبات از طریق سیستم کامپیوتری انجام شود.
در نهایت لازم است به این موضوع توجه کنید که خرید یک دستگاه حضور و غیاب کار نسبتاً دشواری خواهد بود و لازم است نیاز سنجی درستی با توجه به مکان نصب و قابلیت‌های مورد انتظار از آن، انجام دهید و از یک مشاور در این زمینه توصیه‌های کاربردی دریافت کنید.
